Handlowiec przygotowuje ofertę na wczoraj. Wkleja do darmowego czatbota umowę ramową klienta, prosi o streszczenie warunków i po chwili ma świetny wynik. Polityka bezpieczeństwa firmy mówi tylko, że „pracownicy korzystają z narzędzi AI odpowiedzialnie”. Handlowiec był przekonany, że tak właśnie postąpił — i trudno mu to zarzucić, skoro nikt nie powiedział mu, które narzędzie jest dozwolone ani czego nie wolno do niego wpisywać.
Polityka korzystania z AI ma sens tylko wtedy, gdy rozstrzyga konkretne sytuacje. Poniżej opisujemy elementy, które musi zawierać, łączymy je z RODO, tajemnicą przedsiębiorstwa, NIS2 i AI Act i podajemy tabelę przykładowych zapisów z właścicielami i dowodami stosowania.
Po co firmie polityka korzystania z AI i kogo obejmuje?
Polityka korzystania z AI mówi pracownikom, jakich narzędzi AI wolno używać, z jakimi danymi i na jakich zasadach, oraz wskazuje, kto zatwierdza wyjątki i egzekwuje reguły. Jej celem nie jest zniechęcanie do AI, tylko przeniesienie decyzji z pojedynczego pracownika na organizację. Bez polityki każdy sam ocenia ryzyko — i każdy robi to inaczej.
Zakres podmiotowy warto określić szeroko: pracownicy, współpracownicy na umowach cywilnoprawnych i B2B oraz podwykonawcy pracujący na danych firmy; wobec dostawców zasady przenosi się do umów. Zakres przedmiotowy obejmuje czatboty, asystentów w pakietach biurowych, narzędzia do kodu, transkrypcji i tłumaczeń oraz funkcje AI wbudowane w inne aplikacje.
Dokument zaczyna się od definicji: „narzędzie AI”, „zatwierdzone narzędzie”, „konto firmowe”, „dane poufne”, „wynik AI”. Rozstrzygają spory, zanim powstaną, np. czy streszczanie w programie do wideokonferencji jest narzędziem AI. Klasy danych, zasady kont i zgłaszanie incydentów polityka bierze z istniejących dokumentów, zamiast je dublować.
Jakie narzędzia AI są dozwolone i jak je zatwierdzać?
Polityka powinna zawierać listę zatwierdzonych narzędzi AI z wymaganymi ustawieniami i prostą ścieżkę zgłaszania nowego narzędzia, a wszystko spoza listy traktować jako niedozwolone do pracy na danych firmy. Lista zmienia się częściej niż reszta dokumentu, dlatego wygodnie prowadzić ją jako załącznik z własnym właścicielem i datą przeglądu.
Każdy wpis podaje: do czego narzędzie służy, z jakiego konta korzystać, jakie klasy danych są dopuszczalne i jakie ustawienia muszą być włączone, np. wyłączenie trenowania modelu na danych, jeśli dostawca daje taką opcję.
Ścieżka zatwierdzania musi być szybka, inaczej pracownicy ją ominą. Wystarczy formularz z opisem zastosowania, rodzajem danych i nazwą dostawcy, ocena bezpieczeństwa i ochrony danych oraz decyzja w określonym terminie. Strukturę ról, rejestr systemów AI i komitet zatwierdzający opisuje artykuł o AI governance w firmie; polityka wskazuje tylko, gdzie złożyć wniosek i kto decyduje.
Ocena sprawdza co najmniej: gdzie dostawca przetwarza dane, czy trenuje na nich model, jak długo je przechowuje, czy podpisze umowę powierzenia i jakie udostępnia logi. Wynik trafia do rejestru.
Jakie dane wolno wpisywać do narzędzi AI?
Polityka powinna przypisać każdej klasie danych z firmowej klasyfikacji jedną z trzech reguł: dozwolone w zatwierdzonych narzędziach, dozwolone tylko w wybranych narzędziach z dodatkowymi zabezpieczeniami albo zakazane we wszystkich narzędziach AI. Ogólny zakaz „danych poufnych” nie wystarcza, bo pracownik nie wie, czy notatka ze spotkania albo fragment kodu są poufne.
Najlepiej działają przykłady. Treść opublikowanej oferty można przetwarzać w każdym zatwierdzonym narzędziu, szkic prezentacji bez danych klientów — w narzędziach z kontem firmowym. Umowy, dane osobowe klientów i kod źródłowy produktu trafiają tylko do narzędzi ocenionych dla tej klasy danych. Dane o zdrowiu, hasła, klucze API i dane kart płatniczych nie trafiają do narzędzi AI wcale.
Pomagają proste techniki: zamiast całej umowy — klauzula, której dotyczy pytanie; zamiast nazwiska klienta — „Klient A”; zamiast eksportu z CRM — opis struktury danych. Tak w praktyce wygląda zasada minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
Same zasady nie zatrzymają każdego błędu, dlatego polityka wspomina o kontrolach technicznych, które ją wspierają, takich jak reguły DLP obejmujące ruch do usług AI. Ich dobór i luki opisuje artykuł o wycieku danych do ChatGPT i kontrolach DLP.
Najważniejsze:
- Każda klasa danych dostaje jedną regułę: dozwolone, dozwolone warunkowo albo zakazane.
- Zasady muszą zawierać przykłady, bo pracownik nie klasyfikuje danych w abstrakcji.
- Fragment zamiast całości i pseudonim zamiast nazwiska to praktyczna minimalizacja danych z art. 5 RODO.
- Kontrole techniczne wspierają politykę, ale jej nie zastępują.
Jak polityka AI reguluje konta firmowe, prywatne i funkcje AI w aplikacjach SaaS?
Polityka powinna wymagać pracy na danych firmy wyłącznie z kont firmowych w zatwierdzonych narzędziach, zakazać kont prywatnych do celów służbowych i określić zasady dla rozszerzeń przeglądarek oraz funkcji AI włączanych w aplikacjach SaaS. To trzy najczęstsze drogi, którymi dane trafiają poza kontrolę firmy.
Konto prywatne i firmowe tego samego narzędzia mogą podlegać innym warunkom. Plany biznesowe mogą się różnić od darmowych zasadami trenowania na danych, okresem przechowywania i dostępnością umów powierzenia — trzeba to sprawdzić w warunkach konkretnego dostawcy. Konto firmowe daje też administratorowi wgląd w użytkowników i możliwość odebrania dostępu po odejściu pracownika.
Rozszerzenia przeglądarek z funkcjami AI mogą mieć szerokie uprawnienia do czytania stron, także aplikacji z danymi firmy, dlatego dopuszcza się tylko rozszerzenia z listy, a IT egzekwuje to w zarządzaniu przeglądarką. Funkcje AI w aplikacjach SaaS dostawca może włączyć w ramach aktualizacji — właściciel aplikacji zgłasza je do oceny przed użyciem.
Razem składa się to na shadow AI, czyli korzystanie z narzędzi AI bez wiedzy działów IT i bezpieczeństwa; metody jego znajdowania opisuje artykuł o tym, jak wykryć i ograniczyć shadow AI.
Kto odpowiada za wynik pracy z AI i prawa autorskie?
Za wynik pracy wspieranej przez AI odpowiada osoba, która go używa, i jej przełożony — polityka powinna to zapisać wprost i wymagać weryfikacji wyniku przed użyciem w dokumentach, kodzie, komunikacji z klientem i decyzjach. Model może zmyślić przepis, źródło albo liczbę, a wobec klienta odpowiada firma, nie dostawca narzędzia.
Weryfikacja powinna być proporcjonalna do ryzyka. Szkic wewnętrznej notatki wystarczy przeczytać. Odpowiedź dla klienta, opinia, umowa albo kod produkcyjny wymagają sprawdzenia faktów, źródeł i działania jak przy pracy człowieka. Polityka może też określić, kiedy ujawnić odbiorcy udział AI — zawsze przy materiałach objętych art. 50 ust. 4 AI Act.
Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 2025 poz. 24) chroni utwór jako przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze (art. 1 ust. 1). Ochrona treści wygenerowanych wyłącznie przez model, bez twórczego wkładu człowieka, jest więc niepewna. Polityka powinna przypominać, że takie treści mogą nie dawać firmie wyłączności, a materiały kluczowe dla marki wymagają istotnego wkładu autora.
Druga strona to cudze prawa: polityka zakazuje wprowadzania materiałów, do których firma nie ma praw, i wymaga sprawdzenia licencji wygenerowanego kodu, zanim trafi do produktu.
Jak zgłaszać incydenty i monitorować korzystanie z AI z poszanowaniem prywatności pracowników?
Incydenty związane z AI zgłasza się tą samą ścieżką co inne incydenty bezpieczeństwa, a polityka powinna podać przykłady takich zdarzeń i jasno poinformować pracowników, jakie korzystanie z narzędzi AI firma monitoruje, w jakim celu i zakresie. Incydentem jest m.in. wklejenie danych zakazanej klasy, użycie konta prywatnego do pracy na danych firmy albo błędny wynik AI, który trafił do klienta.
Zgłoszenie musi być bezpieczne: jeśli przyznanie się do pomyłki kończy się wyłącznie sankcją, następny błąd nie zostanie zgłoszony. Polityka może odróżniać nieumyślne naruszenie zgłoszone od razu od ukrytego albo powtarzalnego. Szybkość ma znaczenie, bo wyciek danych osobowych może wymagać zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu w terminach z RODO.
Monitorowanie korzystania z narzędzi AI, np. przez logi proxy albo konsolę administracyjną, podlega prawu pracy. Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245) w art. 22³ dopuszcza kontrolę służbowej poczty i inne formy monitoringu, gdy są niezbędne do organizacji pracy i właściwego użytkowania narzędzi pracy, bez naruszania tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych. Cele, zakres i sposób monitoringu ustala się w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu, a pracowników informuje się nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 6 i 7).
Polityka AI odsyła więc do regulaminu i mówi, jakie dane o korzystaniu z narzędzi są zbierane, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane. Jawne monitorowanie wspiera politykę; ukryte podważa zaufanie i może naruszać prawo, w tym obowiązek uprzedniego poinformowania pracowników z art. 22² § 7 Kodeksu pracy.
Jak polityka AI łączy się z RODO, tajemnicą przedsiębiorstwa, NIS2 i AI Act?
Polityka korzystania z AI jest jednym ze środków organizacyjnych, których wymagają RODO, ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, NIS2 i AI Act, więc warto ją pisać tak, żeby dokumentowała zgodność z każdym z tych aktów naraz.
RODO wymaga podstawy prawnej przetwarzania (art. 6), ograniczenia celu i minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. b i c) oraz odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (art. 32). Dostawca narzędzia AI, który przetwarza dane osobowe w imieniu firmy, jest podmiotem przetwarzającym i musi zapewniać wystarczające gwarancje, a podstawą jest umowa z art. 28. Przetwarzanie z użyciem nowych technologii, które może powodować wysokie ryzyko, wymaga oceny skutków z art. 35.
Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. 2026 poz. 85) w art. 11 ust. 2 uznaje informacje za tajemnicę przedsiębiorstwa tylko wtedy, gdy uprawniony podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności. Zakaz wprowadzania tajemnic do niezatwierdzonych narzędzi AI jest właśnie takim działaniem, a jego brak osłabia pozycję firmy w ewentualnym sporze.
Dyrektywa NIS2 w art. 21 ust. 2 wymaga od podmiotów kluczowych i ważnych m.in. polityk analizy ryzyka i bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz bezpieczeństwa łańcucha dostaw. W Polsce wdraża ją ustawa z 23 stycznia 2026 r. o zmianie ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz.U. 2026 poz. 252), obowiązująca od 3 kwietnia 2026 r. Dostawcy narzędzi AI są kolejnymi dostawcami usług ICT, więc ich ocena i lista zatwierdzonych narzędzi wpisują się w te wymagania.
AI Act w art. 4 wymaga od dostawców i podmiotów stosujących środków wspierających rozwój kompetencji personelu w zakresie AI, bez obowiązku zapewnienia określonego poziomu (stan na 10 listopada 2026 r.). Polityka z jasnymi zasadami jest jednym z takich środków. Pozostałe terminy opisuje artykuł o harmonogramie AI Act w 2026 r., pojęcia — hasło AI Act, a szerszą ramę systemu zarządzania — norma ISO/IEC 42001.
Jak egzekwować i przeglądać politykę AI?
Politykę AI egzekwuje się trzema warstwami: potwierdzeniem zapoznania się z nią, kontrolami technicznymi wspierającymi kluczowe zasady i okresowym przeglądem, który porównuje dokument z rzeczywistym użyciem narzędzi. Dokument bez żadnej z tych warstw jest deklaracją, nie polityką.
Potwierdzenie warto powiązać z dostępem: konto w zatwierdzonym narzędziu AI dostaje osoba, która przyjęła zasady. Kontrole techniczne to m.in. jednokrotne logowanie do zatwierdzonych narzędzi, blokada lub ostrzeżenie przy niezatwierdzonych usługach i reguły ochrony danych dla ruchu do usług AI. Sankcje lepiej powiązać z istniejącym regulaminem pracy niż tworzyć osobny katalog.
Przegląd odbywa się co najmniej raz w roku i po każdej istotnej zmianie. Jego wynik to nowa wersja z datą, listą zmian i podpisem właściciela. Wersjonowanie ma znaczenie dowodowe: w razie kontroli albo sporu firma pokazuje, jakie zasady obowiązywały danego dnia.
Kompletność pomagają sprawdzić publiczne ramy: NIST opublikował 26 stycznia 2023 r. AI Risk Management Framework (AI RMF 1.0), a 26 lipca 2024 r. profil dla generatywnej AI (NIST AI 600-1). OWASP udostępnia „LLM Applications Cybersecurity and Governance Checklist” (wersja 1.1 z maja 2024 r.), adresowaną m.in. do kierownictwa oraz zespołów bezpieczeństwa, prywatności, zgodności i prawnych.
Jakie zapisy powinna zawierać polityka AI?
Polityka AI powinna zawierać co najmniej dziesięć elementów, a każdy potrzebuje konkretnego zapisu, właściciela i dowodu stosowania. Element bez właściciela albo dowodu wskazuje lukę.
| Element polityki | Przykładowy zapis | Właściciel | Dowód stosowania |
|---|---|---|---|
| Zakres i definicje | „Polityka obejmuje osoby i podwykonawców pracujących na danych firmy oraz narzędzia przetwarzające treść z użyciem modeli AI.” | bezpieczeństwo informacji | wersja z datą i listą zmian |
| Dozwolone narzędzia | „Na danych firmy pracuje się wyłącznie w narzędziach z załącznika A, z konta firmowego.” | IT | załącznik A z datą przeglądu |
| Zatwierdzanie nowych narzędzi | „Nowe narzędzie zgłasza się formularzem; decyzja zapada po ocenie bezpieczeństwa i ochrony danych.” | właściciel procesu | rejestr wniosków i decyzji |
| Dane w promptach | „Dane szczególnie chronione nie trafiają do narzędzi AI; poufne — tylko do narzędzi ocenionych dla tej klasy.” | bezpieczeństwo informacji, IOD | tabela klas danych, raporty reguł ochrony danych |
| Konta i rozszerzenia | „Konta prywatne nie służą do celów służbowych; rozszerzenia z funkcjami AI tylko z listy.” | IT | konfiguracja przeglądarek, lista kont |
| Funkcje AI w SaaS | „Nową funkcję AI zgłasza się do oceny przed użyciem na danych firmy.” | właściciele aplikacji | rejestr funkcji AI |
| Weryfikacja i odpowiedzialność | „Za wynik odpowiada osoba, która go używa; treści dla klientów i kod produkcyjny wymagają weryfikacji.” | kierownicy zespołów | lista kontrolna w procesie przeglądu |
| Prawa autorskie | „Nie wprowadza się cudzych materiałów bez praw; wygenerowany kod sprawdza się pod kątem licencji.” | dział prawny | zapis w procedurze przeglądu kodu |
| Incydenty i monitorowanie | „Incydenty AI zgłasza się jak inne incydenty; zakres monitoringu opisuje regulamin pracy.” | bezpieczeństwo informacji, HR | rejestr incydentów, informacja o monitoringu |
| Egzekwowanie i przegląd | „Użytkownik narzędzia potwierdza zapoznanie się z polityką; przegląd co najmniej raz w roku.” | właściciel polityki | potwierdzenia, protokół przeglądu |
Polityka, którą pracownik przeczyta w kilka minut, ma większą szansę na stosowanie niż obszerny regulamin; szczegóły lepiej trzymać w załącznikach.
Jak nFlo może pomóc w przygotowaniu polityki korzystania z AI?
Politykę korzystania z AI nFlo przygotowuje w ramach usługi ocena shadow AI i polityka korzystania z AI, która zaczyna się od ustalenia, z jakich narzędzi AI pracownicy faktycznie korzystają i jakie dane do nich trafiają. Dzięki temu dokument odpowiada na realne sytuacje w firmie, a nie na ogólny wzór.
Gdy polityka jest częścią przygotowania do AI Act, łączymy ją z usługą gotowość na AI Act i governance AI. Szerszy kontekst opisuje strona bezpieczeństwo AI, a powiązane artykuły zbiera baza wiedzy o bezpieczeństwie AI. Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoja polityka rozstrzyga opisane tu sytuacje, skontaktuj się z nami.
Co jeszcze warto wiedzieć o polityce AI w firmie?
Najczęstsze pytania przy pisaniu pierwszej wersji polityki.
Czy polityka AI jest w firmie obowiązkowa?
Żaden przepis nie nakazuje wprost dokumentu o tej nazwie. AI Act (art. 4) wymaga jednak środków wspierających kompetencje personelu, RODO — środków organizacyjnych, a ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa — działań na rzecz poufności. Polityka AI najprościej te działania dokumentuje.
Czy można po prostu zakazać pracownikom korzystania z ChatGPT?
Można, ale sam zakaz rzadko działa: pracownicy sięgają po prywatne konta i urządzenia, a firma traci wgląd w to, jakie dane wychodzą. Skuteczniejsza jest polityka, która wskazuje zatwierdzone narzędzie z kontem firmowym i granice dla danych.
Jak często aktualizować politykę AI?
Co najmniej raz w roku i po każdej istotnej zmianie: nowym narzędziu, zmianie warunków dostawcy, nowym przepisie lub incydencie. Listę zatwierdzonych narzędzi warto przeglądać częściej niż resztę dokumentu.
Kto powinien być właścicielem polityki AI?
Zwykle dział bezpieczeństwa informacji albo zgodności, we współpracy z IT, inspektorem ochrony danych, działem prawnym i HR. Jedna osoba odpowiada za przegląd i wersjonowanie, a decyzje o zatwierdzaniu narzędzi mają wskazanego właściciela.
Czy polityka AI musi obejmować współpracowników i dostawców?
Tak, jeśli mają dostęp do danych firmy. Wobec dostawców zasady polityki przenosi się do umów, w tym do umów powierzenia przetwarzania z art. 28 RODO.
