AI w kancelarii: 3 fundamenty, o których musisz wiedzieć przed wdrożeniem

LegalTech oparty na sztucznej inteligencji (AI) to nowa generacja narzędzi, która automatyzuje zadania prawne, takie jak analiza dokumentów czy research . AI staje się wsparciem dla prawników, przejmując żmudne czynności i pozwalając im skupić się na strategii. Według badań, adopcja tych narzędzi rośnie lawinowo , a potencjalne oszczędności czasu liczone są w setkach godzin rocznie.

Zanim jednak Państwa kancelaria wdroży te narzędzia, kluczowe stają się trzy pytania:

1. Bezpieczeństwo: Kto chroni tajemnicę zawodową?

2. Wydajność: Czy nasza infrastruktura jest na to gotowa?

3. Zgodność: Czy proces jest zgodny z RODO i GRC?

W nFlo budujemy te fundamenty, dając „absolutną pewność operacyjną”.

Czym jest LegalTech oparty na sztucznej inteligencji?

LegalTech oparty na sztucznej inteligencji (AI) to nowa generacja narzędzi i oprogramowania, które wykorzystują uczenie maszynowe i algorytmy do automatyzacji i usprawnienia zadań prawnych. W praktyce oznacza to, że czynności wykonywane dotąd ręcznie przez prawników – jak analiza dokumentów, wyszukiwanie informacji prawnych czy tworzenie pism – mogą być wspierane przez inteligentne systemy komputerowe. Ważne jest, że AI nie myli się z tradycyjną cyfryzacją: to nie tylko skanowanie dokumentów czy baza danych, ale maszyna ucząca się rozumieć język prawniczy, wzorce dokumentów i podejmować na tej podstawie pewne czynności. Na przykład nowoczesne programy potrafią analizować setki stron umów i wyroków sądowych, wyłapując kluczowe informacje w kilka sekund – coś, co człowiekowi zajęłoby wiele godzin. Dzięki temu sztuczna inteligencja staje się wsparciem dla prawników, przejmując żmudne, powtarzalne zadania, podczas gdy prawnicy mogą skupić się na strategii i doradztwie wymagającym ludzkiego doświadczenia i kreatywności.

Dlaczego AI zyskuje na znaczeniu w branży prawniczej?

Jeszcze dekadę temu wykorzystanie AI w kancelariach prawnych brzmiało futurystycznie. Dziś jest coraz bardziej realne i wręcz konieczne. Przyczyna? Ogromna ilość informacji i presja na efektywność. Współczesne kancelarie muszą radzić sobie z lawinowym wzrostem dokumentów – od e-maili, przez umowy, po orzecznictwo dostępne online. Ręczne przetworzenie takiego wolumenu danych jest czasochłonne i podatne na błędy. AI oferuje rozwiązanie: potrafi błyskawicznie przeszukiwać i analizować duże zbiory tekstu, wskazując to, co istotne. Ponadto klienci oczekują szybszych i tańszych usług. Automatyzacja pewnych zadań pozwala kancelariom obniżać koszty i skracać czas realizacji spraw, nie poświęcając jakości. Według badań Thomson Reuters wykorzystanie AI może oszczędzić prawnikom nawet 190–240 godzin pracy rocznie . To tak, jakby zyskać dodatkowe 4–6 tygodni pracy w roku na prawnika! Nic dziwnego, że branża dostrzega w AI szansę na zwiększenie wydajności i przewagi konkurencyjnej.

Po co kancelarii narzędzia oparte na AI?

Krótko mówiąc: dla oszczędności czasu i poprawy wyników finansowych. Sztuczna inteligencja potrafi wykonywać pewne zadania wielokrotnie szybciej od człowieka. Przykładowo, AI przeprowadzające wstępną analizę umowy czy pozwu może zrobić to w kilka minut – podczas gdy prawnikowi zajęłoby to kilka godzin. Według raportu Thomson Reuters potencjalne oszczędności czasu dzięki AI przekładają się globalnie na nawet 20 miliardów dolarów rocznie dla branży prawnej . Dla pojedynczego prawnika oznacza to oszczędność około 5 godzin tygodniowo, co odpowiada wartości ok. 19 tysięcy dolarów rocznie na osobę . Po co kancelarii takie narzędzia? Aby te zaoszczędzone godziny wykorzystać lepiej – na pracę kreatywną, rozwiązywanie złożonych problemów klientów, rozwijanie biznesu kancelarii. AI odciąża z monotonnych czynności (jak przekopywanie się przez setki stron dokumentów), dzięki czemu prawnicy mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne i co przynosi firmie największą wartość.

Jakie zadania prawników może przejąć sztuczna inteligencja?

Narzędzia AI znajdują zastosowanie w wielu obszarach codziennej pracy prawnika. Przede wszystkim w analizie i przeglądzie dokumentów – systemy potrafią porównywać wersje umów czy wychwytywać w nich nietypowe klauzule dużo szybciej niż człowiek. AI świetnie radzi sobie z wyszukiwaniem informacji prawnych, przeszukując bazy orzeczeń i przepisów, by wskazać najbardziej pasujące wyniki lub nawet podsumować je w formie odpowiedzi na pytanie prawnika. Coraz częściej mówimy też o automatycznym tworzeniu dokumentów – generowaniu szkiców umów, pozwów czy pism procesowych na podstawie danych wejściowych. AI może również wspierać zarządzanie projektami i wiedzą w kancelarii (np. klasyfikując dokumenty, przypominając o terminach, sugerując podobne sprawy z przeszłości). W obsłudze klienta spotykamy chatbota odpowiadającego na proste pytania. Ważne, że AI przejmuje głównie zadania powtarzalne, schematyczne, wymagające przetwarzania dużej ilości tekstu – czyli tam, gdzie maszyna może być sprawniejsza lub tańsza od człowieka. Prawnicy nadal są niezastąpieni w kwestiach strategicznych, podejmowaniu decyzji, interpretacji prawa pod kątem konkretnych sytuacji czy reprezentacji przed sądem. AI nie zastąpi więc prawnika jako doradcy i orędownika klienta, ale może stać się jego inteligentnym asystentem, który przygotuje grunt pod merytoryczną pracę.

Czy AI zastąpi prawników czy im pomoże?

To naturalne pytanie budzące zarówno entuzjazm, jak i obawy. Właściciele kancelarii mogą zastanawiać się, czy inwestując w AI, nie „hodują” konkurenta dla własnych prawników. Jednak obecny konsensus w branży jest jasny: AI to narzędzie do pomocy, nie zagrożenie. Przytłaczająca większość prawników uważa, że pewnych ról AI nie powinna przejmować – aż 96% ankietowanych twierdzi, że dopuszczenie AI do samodzielnej reprezentacji klientów w sądzie to zbyt daleko idący krok . Podobnie 83% jest przeciwnych, by AI samodzielnie udzielała porad prawnych bez nadzoru człowieka . To pokazuje, że nawet gdy sztuczna inteligencja będzie coraz potężniejsza, rola prawnika jako eksperta i doradcy pozostaje kluczowa. Zamiast rywalizacji, obserwujemy model współpracy człowieka z AI. Narzędzia pomagają prawnikom robić to, co dotąd robili, tylko szybciej i dokładniej. Można to porównać do kalkulatora dla matematyka – nie zastąpi on jego kreatywności w rozwiązywaniu problemu, ale przyspieszy rachunki. W efekcie prawnicy mogą obsłużyć więcej spraw, poświęcić więcej uwagi klientom i skupić się na aspektach, gdzie faktycznie są niezastąpieni. Hasło brzmi więc: AI nie odbiera pracy prawnikom, tylko zdejmuje z nich część pracy.

Jakie korzyści praktyczne daje AI w codziennej pracy kancelarii?

Wprowadzenie AI do codziennej pracy przekłada się na bardzo konkretne korzyści. Pierwsza to oszczędność czasu. Skoro AI może wykonać research prawniczy czy wstępną analizę dokumentów w ułamku czasu potrzebnego człowiekowi, kancelaria może szybciej obsługiwać klientów i sprawy. To z kolei daje przewagę konkurencyjną – krótszy czas realizacji zleceń i możliwość przyjęcia ich większej liczby. Druga korzyść to większa dokładność i mniejsze ryzyko błędów. Komputer się nie męczy i nie traci koncentracji nad setną stroną umowy – każdą sprawdza tak samo sumiennie. Dobrze wytrenowany algorytm wychwyci np. brak określonej klauzuli czy niespójność terminów w kontrakcie, które człowiek mógłby przeoczyć. Trzecia zaleta to obniżenie kosztów operacyjnych. Automatyzacja oznacza, że pewne czynności nie wymagają już tak wielu godzin pracy wysoko wykwalifikowanych prawników lub ich asystentów. Według jednego z badań zastosowanie AI w typowych zadaniach kancelarii (jak analiza dokumentów, poszukiwanie informacji) może zwiększyć produktywność o 10–20% w ciągu najbliższych lat . To znaczący wzrost, który w warunkach kancelarii przekłada się na oszczędności lub możliwość wygenerowania dodatkowych przychodów (obsługując więcej spraw bez zwiększania zatrudnienia). Wreszcie, korzyścią jest też lepsza obsługa klienta – AI może działać 24 godziny na dobę, odpowiadając na proste pytania klientów natychmiast, co przekłada się na ich zadowolenie. Wszystko to sumuje się do jednego: kancelarie stają się bardziej wydajne, nowoczesne i konkurencyjne, co w dzisiejszym rynku usług prawnych ma kluczowe znaczenie.

Jak powszechne jest użycie AI wśród prawników?

Jeszcze niedawno tylko pionierzy testowali AI w kancelariach, ale to się szybko zmienia. Adopcja technologii AI w branży prawniczej rośnie wykładniczo. W 2023 r. jedynie 19% prawników deklarowało korzystanie z narzędzi AI, a już rok później odsetek ten skoczył do 79% . To olbrzymi wzrost w zaledwie 12 miesięcy, pokazujący, że większość środowiska prawniczego przynajmniej eksperymentuje z AI. Oczywiście poziom zaawansowania wdrożeń bywa różny – pełną, szeroką implementacją AI w swoich procesach może pochwalić się na razie tylko 8% kancelarii, a kolejne ~17% stosuje AI w wielu obszarach działalności . Wielu prawników zaczyna od prostych, ogólnodostępnych narzędzi, np. ChatGPT do wygenerowania szkicu dokumentu czy odpowiedzi na pytanie prawne. To zresztą najczęściej używany typ narzędzia AI – wśród kancelarii korzystających z AI najpopularniejsze są właśnie generatywne AI typu ChatGPT, następnie specjalistyczne platformy do researchu prawniczego, a na trzecim miejscu narzędzia do automatyzacji tworzenia dokumentów . Warto również zauważyć, że według badania Thomson Reuters aż 60% profesjonalistów prawnych na świecie przyznaje, że już teraz używa jakiejś formy AI w swojej pracy . W Polsce ta fala dopiero nadchodzi, ale można spodziewać się podobnego trendu – kto szybciej zaadoptuje nowe technologie, ten może zyskać przewagę.

Jak wykorzystanie AI wpływa na konkurencyjność kancelarii?

Przewaga technologiczna staje się dziś ważnym elementem konkurowania na rynku usług prawnych. Kancelarie, które efektywnie wdrażają AI, mogą oferować szybsze i często tańsze usługi przy zachowaniu (albo nawet podniesieniu) jakości. Przykładowo, jeśli dzięki automatycznej analizie dokumentów firma skraca due diligence przy transakcji z tygodni do dni, może to być jej istotny atut w oczach klientów korporacyjnych. Klienci coraz częściej doceniają takie usprawnienia – w badaniu 70% klientów deklarowało, że jest neutralnie lub pozytywnie nastawionych do współpracy z kancelarią korzystającą z AI, a 42% wręcz woli firmę prawniczą, która eksploruje nowe technologie . Dodatkowo AI pozwala kancelariom skalować działalność – obsłużyć więcej spraw bez zatrudniania proporcjonalnie większej liczby prawników. Mniejsze zespoły, uzbrojone w inteligentne narzędzia, mogą konkurować z większymi podmiotami, bo nadrabiają wydajnością i specjalizacją. To oznacza demokratyzację rynku: nawet średnia czy mała kancelaria może dzięki technologiom świadczyć usługę na poziomie topowych firm (np. dysponując zaawansowanym narzędziem do przeszukiwania orzecznictwa czy analizowania umów, co dawniej wymagało armii młodszych prawników). Z drugiej strony, pozostanie przy tradycyjnych metodach pracy może oznaczać zostanie w tyle. Jeśli konkurencja szybciej dostarczy klientowi rozwiązanie problemu albo zrobi to taniej dzięki AI, firma opierająca się technologiom może tracić rynek. Dla partnerów i właścicieli kancelarii wniosek jest jasny: innowacje technologiczne stają się kluczowym czynnikiem przewagi konkurencyjnej w branży prawnej.

Czy przyszłość usług prawnych należy do AI?

Patrząc na dynamiczny rozwój tej dziedziny, można śmiało powiedzieć, że AI będzie integralną częścią przyszłości usług prawnych, choć raczej jako partner niż dominator. W perspektywie najbliższych pięciu lat 80% profesjonalistów prawnych przewiduje, że AI wywrze duży lub transformacyjny wpływ na sposób, w jaki pracują . To już nie ciekawostka, a główny nurt zmian. Widzimy pierwsze jaskółki: duże korporacje prawnicze tworzą wewnętrzne zespoły ds. innowacji, testują rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji do analizy danych sądowych czy nawet prognozowania rozstrzygnięć sporów. Sądy i rejestry publiczne również eksperymentują z AI (np. do automatycznej anonimizacji orzeczeń czy przydziału spraw). Możemy spodziewać się, że pewne rutynowe czynności – jak przegląd tysięcy dokumentów w sporach typu discovery – zostaną w większości przejęte przez algorytmy. Kancelarie prawne staną się bardziej wyspecjalizowane w doradztwie strategicznym, a mniej obciążone pracami „taśmowymi”. Pojawią się też nowe role, jak analityk danych prawnych czy specjalista ds. wdrożeń LegalTech, bo 85% prawników uważa, że upowszechnienie AI wymusi zdobycie nowych kompetencji i ról w kancelariach . Oczywiście, istotne jest zachowanie zdrowego rozsądku: AI wnosi wiele dobrego, ale nie rozwiąże wszystkich problemów. Nadal kluczowe będą takie wartości jak zaufanie, etyka, relacja z klientem i ludzki osąd. Jednak ignorowanie AI nie wchodzi w grę – to tak, jakby w XX wieku prawnik upierał się przy sporządzaniu pism na maszynie do pisania, gdy inni mieli komputery. Przyszłość z pewnością należy do tych kancelarii, które potrafią połączyć to, co najlepsze w ludziach i technologii.